Оцифрувати трудову книжку можна самостійно через особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України. Для цього потрібно зробити кольорові скан-копії всіх заповнених сторінок, авторизуватися на порталі за допомогою кваліфікованого електронного підпису, BankID або Дія.Підпису і завантажити файли в розділі «Відомості про трудові відносини». Після підписання і відправки дані потрапляють на опрацювання до Пенсійного фонду.
Перехідний період офіційно завершився 10 червня 2026 року, але подавати скан-копії можна і після цієї дати. Оцифрування потрібне, щоб усі періоди роботи до 2004 року та пізніше коректно відображалися в електронній трудовій книжці і враховувалися при призначенні пенсії.
Навіщо це потрібно
Електронна трудова книжка зберігає всю інформацію про місця роботи, посади, періоди та підстави звільнення в єдиному державному реєстрі. Паперовий документ більше не є єдиним підтвердженням стажу. Якщо дані не внесені, при виході на пенсію можуть виникнути проблеми з підтвердженням окремих періодів, особливо старих записів.
Оцифрування захищає від втрати чи пошкодження паперової книжки. Після успішного внесення даних роботодавець, який зберігав трудову, зобов’язаний видати її працівнику на руки.
Хто може подати документи
Подати скан-копії може як сам працівник через особистий кабінет застрахованої особи, так і роботодавець через кабінет страхувальника. Якщо людина не працює або роботодавець уже не існує, залишається лише самостійний варіант. Для підтвердження окремих періодів стажу додатково можна завантажити військовий квиток, диплом про денну форму навчання, свідоцтво про народження дитини та інші документи.
Вимоги до скан-копій
Скани мають бути кольоровими і чіткими. Рекомендована роздільна здатність — 300 dpi. Формат файлів — JPG або PDF, розмір кожного файлу не більше 1 МБ. Потрібно відсканувати всі заповнені сторінки в хронологічному порядку, включаючи титульну, записи про роботу, нагородження, виправлення та вкладиші.
На зображенні повинні добре читатися всі реквізити: назва документа, серія і номер, дата видачі, печатки, підписи, повне прізвище, ім’я та по батькові власника. Нечіткі, обрізані або чорно-білі копії можуть відхилити.
Поради, щоб усе пройшло з першого разу
Кілька практичних рекомендацій, які економлять час і нерви.
- Перед скануванням перевірте, чи всі записи в трудовій книжці читабельні і чи немає виправлень без належного оформлення.
- Робіть окремі файли для кожної сторінки або один якісний PDF — головне, щоб розмір не перевищував 1 МБ.
- Перейменовуйте файли зрозуміло, наприклад «Трудова_сторінка_3», щоб не плутатися при завантаженні.
- Після відправки періодично перевіряйте статус звернення в кабінеті — опрацювання може зайняти час.
- Зберігайте оригінал трудової книжки навіть після оцифрування — він може знадобитися в окремих випадках.
Дотримання цих простих правил значно підвищує шанси, що документи приймуть без повернення на доопрацювання.
Покрокова інструкція для самостійного подання
Спочатку зайдіть на вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України і авторизуйтеся зручним способом — через кваліфікований електронний підпис, BankID або Дія.Підпис. Після входу відкрийте розділ «Комунікації з ПФУ» або «Відомості про трудові відносини».
Заповніть заяву, додайте скан-копії всіх сторінок трудової книжки та додаткових документів у хронологічному порядку. Надайте згоду на обробку персональних даних. Підпишіть звернення електронним підписом і надішліть до Пенсійного фонду. Після відправки з’явиться підтвердження, а статус можна відстежувати в кабінеті.
Якщо все зроблено правильно, дані з’являться в електронній трудовій книжці. Перевірити результат можна в тому ж особистому кабінеті або в мобільному застосунку Пенсійного фонду.
Що робити, якщо трудова книжка втрачена
При втраті паперової трудової книжки потрібно збирати інші документи, які підтверджують періоди роботи: довідки з місць роботи, накази про прийняття і звільнення, виписки, військові документи, дипломи. Ці матеріали також сканують і подають через портал. Пенсійний фонд розглядає їх і вносить відповідні періоди до реєстру.
Чим раніше зібрати підтвердження, тим простіше буде відновити стаж. У складних випадках можна звернутися безпосередньо до сервісного центру Пенсійного фонду за консультацією.
Після оцифрування
Коли дані внесені, електронна трудова книжка стає основним джерелом інформації про стаж. Її можна переглядати онлайн у будь-який момент. При зміні роботи нові записи роботодавець подає вже в електронному вигляді. Паперову книжку після оцифрування варто зберігати в надійному місці як додатковий документ.
Оцифрування трудової книжки — це не складна бюрократична процедура, а практичний крок, який захищає ваш стаж. Достатньо якісно відсканувати сторінки, авторизуватися на порталі Пенсійного фонду і завантажити файли. Навіть якщо дедлайн 10 червня 2026 року вже минув, можливість подати документи залишається. Зробіть це, коли є час — і електронна трудова книжка завжди буде під рукою в особистому кабінеті.
