Оцифровать трудовую книжку можно самостоятельно через личный кабинет на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины. Для этого нужно сделать цветные скан-копии всех заполненных страниц, авторизоваться на портале с помощью квалифицированной электронной подписи, BankID или Дія.Підпису и загрузить файлы в разделе «Сведения о трудовых отношениях». После подписания и отправки данные попадают на обработку в Пенсионный фонд.
Переходный период официально завершился 10 июня 2026 года, но подавать скан-копии можно и после этой даты. Оцифровка нужна, чтобы все периоды работы до 2004 года и позже корректно отображались в электронной трудовой книжке и учитывались при назначении пенсии.
Зачем это нужно
Электронная трудовая книжка хранит всю информацию о местах работы, должностях, периодах и основаниях увольнения в едином государственном реестре. Бумажный документ больше не является единственным подтверждением стажа. Если данные не внесены, при выходе на пенсию могут возникнуть проблемы с подтверждением отдельных периодов, особенно старых записей.
Оцифровка защищает от потери или повреждения бумажной книжки. После успешного внесения данных работодатель, который хранил трудовую, обязан выдать её работнику на руки.
Кто может подать документы
Подать скан-копии может как сам работник через личный кабинет застрахованного лица, так и работодатель через кабинет страхователя. Если человек не работает или работодатель уже не существует, остаётся только самостоятельный вариант. Для подтверждения отдельных периодов стажа дополнительно можно загрузить военный билет, диплом о дневной форме обучения, свидетельство о рождении ребёнка и другие документы.
Требования к скан-копиям
Сканы должны быть цветными и чёткими. Рекомендуемое разрешение — 300 dpi. Формат файлов — JPG или PDF, размер каждого файла не более 1 МБ. Нужно отсканировать все заполненные страницы в хронологическом порядке, включая титульную, записи о работе, награждениях, исправлениях и вкладыши.
На изображении должны хорошо читаться все реквизиты: название документа, серия и номер, дата выдачи, печати, подписи, полные фамилия, имя и отчество владельца. Нечёткие, обрезанные или чёрно-белые копии могут отклонить.
Советы, чтобы всё прошло с первого раза
Несколько практических рекомендаций, которые экономят время и нервы.
- Перед сканированием проверьте, все ли записи в трудовой книжке читаемы и нет ли исправлений без надлежащего оформления.
- Делайте отдельные файлы для каждой страницы или один качественный PDF — главное, чтобы размер не превышал 1 МБ.
- Переименовывайте файлы понятно, например «Трудовая_страница_3», чтобы не путаться при загрузке.
- После отправки периодически проверяйте статус обращения в кабинете — обработка может занять время.
- Сохраняйте оригинал трудовой книжки даже после оцифровки — он может понадобиться в отдельных случаях.
Соблюдение этих простых правил значительно повышает шансы, что документы примут без возврата на доработку.
Пошаговая инструкция для самостоятельной подачи
Сначала зайдите на веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины и авторизуйтесь удобным способом — через квалифицированную электронную подпись, BankID или Дія.Підпис. После входа откройте раздел «Коммуникации с ПФУ» или «Сведения о трудовых отношениях».
Заполните заявление, добавьте скан-копии всех страниц трудовой книжки и дополнительных документов в хронологическом порядке. Дайте согласие на обработку персональных данных. Подпишите обращение электронной подписью и отправьте в Пенсионный фонд. После отправки появится подтверждение, а статус можно отслеживать в кабинете.
Если всё сделано правильно, данные появятся в электронной трудовой книжке. Проверить результат можно в том же личном кабинете или в мобильном приложении Пенсионного фонда.
Что делать, если трудовая книжка утеряна
При утере бумажной трудовой книжки нужно собирать другие документы, подтверждающие периоды работы: справки с мест работы, приказы о приёме и увольнении, выписки, военные документы, дипломы. Эти материалы также сканируют и подают через портал. Пенсионный фонд рассматривает их и вносит соответствующие периоды в реестр.
Чем раньше собрать подтверждения, тем проще будет восстановить стаж. В сложных случаях можно обратиться непосредственно в сервисный центр Пенсионного фонда за консультацией.
После оцифровки
Когда данные внесены, электронная трудовая книжка становится основным источником информации о стаже. Её можно просматривать онлайн в любой момент. При смене работы новые записи работодатель подаёт уже в электронном виде. Бумажную книжку после оцифровки стоит хранить в надёжном месте как дополнительный документ.
Оцифровка трудовой книжки — это не сложная бюрократическая процедура, а практический шаг, который защищает ваш стаж. Достаточно качественно отсканировать страницы, авторизоваться на портале Пенсионного фонда и загрузить файлы. Даже если дедлайн 10 июня 2026 года уже прошёл, возможность подать документы остаётся. Сделайте это, когда есть время — и электронная трудовая книжка всегда будет под рукой в личном кабинете.
