На виконання вимог розпорядження голови облдержадміністрації від 03.11.2017 №1086/2017-р «Про проведення оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчими документами голови облдержадміністрації», проаналізовано роботу Департаменту соціального захисту населення облдержадміністрації щодо виконання завдань, визначених актами Президента України, рішеннями Уряду, розпорядчими документами голови обласної державної адміністрації.

У своїй діяльності Департамент керується Регламентом обласної державної адміністрації (розпорядження від 26.12.2016 №636/2016-р), інструкцією з діловодства (розпорядження від 01.03.2017 №155/2017-р) та Положенням про Департамент соціального захисту населення обласної державної адміністрації (розпорядження від 14.03.2017 №178/2017-р).

Встановлено, що Департаментом проводиться достатня робота із забезпечення реалізації вимог, визначених актами і дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, інших центральних органів влади, розпорядженнями і дорученнями голови обласної державної адміністрації.

Робота Департаменту спрямовується на забезпечення реалізації державної політики з питань соціально-трудових відносин, зайнятості населення та тру­дової міграції; соціальної підтримки та надання соціальних послуг вразливим верствам населення, зокрема особам похилого віку, з інвалідністю, ветеранам війни та учасникам антитерористичної операції, громадянам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, сім’ям та особам, які перебувають у складних життєвих обставинах, малозабезпеченим, внутрішньо переміщеним особам, іншим категоріям осіб, які згідно із законодавством України мають право на пільги та отримання житлових субсидій; з питань сім’ї та дітей, запобігання насильству в сім’ї, протидії торгівлі людьми; забезпечення рівних прав і можливостей жінок і чоловіків.

Діяльність Департаменту здійснюється за квартальними та місячними планами роботи, затвердженими заступником голови обласної адміністрації.

Плани роботи Департаменту містять питання, що стосуються пріоритетних напрямків діяльності, засідань колегії Департаменту, контролю за виконанням законів України, указів та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, наказів Міністерства соціальної політики, розпоряджень голови облдержадміністрації, рішень обласної ради, власних рішень, роботи з кадрами, проведення нарад, семінарів тощо. Разом з тим, у планах роботи не вказано дати затвердження, відповідно проаналізувати вчасність їх розроблення та затвердження неможливо. Не завжди пункти, зазначені в планах роботи Департаменту, мають чіткі терміни виконання, що не дозволяє проконтролювати вчасність їх реалізації. Не визначено механізму формування планів роботи.

Департамент бере участь у підготовці щорічних звітів голови ОДА Кабінету Міністрів України, звіту голови ОДА про виконання делегованих обласною радою повноважень, щомісячного звіту Адміністрації Президента України, проте в планах роботи ці питання не відображено.

Пропозиції Департаменту до плану роботи облдержадміністрації на квартал, заходи на наступний місяць та наступний тиждень надаються вчасно, зауважень до змісту та якості немає.

На достатньому рівні здійснюється інформування про виконання заходів, передбачених планами роботи облдержадміністрації. Переважна більшість інформацій надходять у визначений термін та у повному обсязі.

Повноваження щодо організації роботи з документами покладено на відділ звернень громадян та адміністративно-господарської діяльності, який функціонує у складі управління фінансів, організаційної роботи, стаціонарних установ та господарської діяльності Департаменту.

Розроблено посадові інструкції працівників, положення про відділ. Посадовими інструкціями працівників відділу передбачено функціональні обов’язки щодо організації роботи з документами. Визначено працівника, відповідального за ведення архіву, розроблено відповідні документи з цього питання.

Варто відзначити, що діловодство у Департаменті ведеться на належному рівні і в цілому відповідає вимогам Інструкції з діловодства.

Реєстрація вхідних документів здійснюється автоматизовано, із застосуванням реєстраційно-контрольної картки. За допомогою автоматизованої системи реєстрації цієї групи документів здійснюється їх пошук за окремими реквізитами, а також контроль за виконанням.

Разом з тим, вихідні документи реєструються у журналі, що суперечить вимогам Інструкції з діловодства.

У цьому році надійшло 4640 вхідних та зареєстровано 10878 вихідних документів.

Проаналізовано накази директора департаменту. У цьому році зареєстровано 168 наказів з основних питань діяльності, 131 – з кадрових питань, 138 – по відпустках, 24 – по відрядженнях та 12 з адміністративно-господарських питань.

Оформлення наказів відповідає вимогам Інструкції з діловодства. Вони реєструються за змістом управлінської дії у журналах встановленої форми, візуються у встановленому порядку. Відповідає вимогам і оформлення додатків до наказів керівника департаменту.

Бланки наказів з розміщенням відповідних реквізитів, однак не прону­меровані та не обліковуються.

Завдання, визначені у наказах – чіткі, містять конкретні терміни реалізації, проте не завжди забезпечується належне зняття їх з контролю.

Разом з іншими структурними підрозділами апарату відділ здійснює організаційно-методичне забезпечення підготовки до засідань колегії Департаменту. У цьому році проведено 10 засідань колегії, в тому числі 2 виїзних, на яких розглянуто 21 питання. Усі засідання колегії оформлено протокольно, рішення колегії, крім організаційних питань, упроваджуються в життя наказами директора.

Протягом 10 місяців цього року у Департаменті, як у головного виконавця, знаходилося 833 документи. Усі документи виконано належним чином та у визначені терміни. Разом з тим, виявлено два документи (від 15.02.2017 №68/1072-11-12/2017 та від 27.09.2017 №67/6932-11-14/2017), які виконано з порушенням субординації інформування.

У цьому році працівниками Департаменту підготовлено чотири питання на розгляд колегії облдержадміністрації. За наслідками розгляду прийнято відповідні розпорядження та доручення голови адміністрації.

Під час вибіркового аналізу виконання розпорядчих документів голови адміністрації з’ясовано, що інформації готуються вчасно та на належному рівні.

Проте, додаткову увагу необхідно звернути на необхідність дотримання встановленого порядку представлення до відзначення Почесною Грамотою та Подякою облдержадміністрації, затвердженого розпорядженням голови адміністрації від 22.11.2013 №381/2013-р «Про відзнаки Хмельницької обласної державної адміністрації».

Пропозиції Департаменту про нагородження Почесною Грамотою облдержадміністрації з нагоди Дня працівника соціальної сфери внесено за два тижні до святкової дати, тоді як згідно з вимогами Положення про відзнаки подання має надійти не пізніше, як за місяць до дати нагородження.

Проаналізовано роботу консультативно-дорадчих та інших допоміжних органів при облдержадміністрації, функціонування та координацію яких забезпечує Департамент.

Необхідно відмітити, що в цілому зазначена робота знаходиться на достатньому рівні. Разом з тим, в окремих допоміжних органах необхідно поновити склад, переглянути положення, вивчити доцільність існування.

Наказом директора від 05.01.2017 року №2/н утворена Громадська рада. Формування Громадської ради затверджено протоколом установчих зборів від 06.03.2017 року.

Працівниками Департаменту відповідно до покладених на них обов’язків ведеться претензійна робота (у провадженні перебуває 13 справ). Ведеться журнал обліку позовних заяв.

Під час аналізу діяльності Департаменту у сфері проходження державної служби встановлено наступне.

Структура Департаменту відповідає вимогам Постанови Кабінету Міністрів України від 12.03.2005 №179 «Про упорядкування структури апарату центральних органів виконавчої влади, її територіальних підрозділів та місцевих державних адміністрацій».

В Департаменті, згідно затвердженого штатного розпису, 52 штатні одиниці, з яких 48 – державних службовців і 4 – обслуговуючий персонал. Утворено 4 структурних підрозділи: управління соціальних гарантій, компенсацій, моніторингу пільгового забезпечення та у справах сім’ї, управління соціального захисту пільгових категорій громадян та з питань персоналу, управління фінансів, організації роботи стаціонарних установ та господарської діяльності  і управління праці та зайнятості населення.

Наказом директора Департаменту від 27.03.2017 року №41/н затверджено положення про управління та відділи. Розроблено відповідно до Закону України «Про державну службу» та затверджено посадові інструкції державних службовців з якими працівників ознайомлено. Також 28.03.2017 року затверджено Положення про службу управління персоналом.

На загальних зборах затверджено Правила внутрішнього службового розпорядку працівників Департаменту.

На момент перевірки в Департаменті фактично працює 47 державних службовців, 5 державних службовця знаходяться у відпустці для догляду за дитиною до досягненню трирічного віку. Станом на 29.11.2017 року в Департаменті є 2 вакантні посади.

Спеціальні вимоги до осіб, які претендують на зайняття посад державної служби категорії «Б» і «В» розроблені на всі посади державної служби. Конкурси на зайняття вакантних посад державної служби проводилися відповідно до Порядку, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 25.03.2016 року №246.

Переможці конкурсу на зайняття вакантної посади категорії «Б» пройшли спеціальну перевірку відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 25.03.2015 року №171.

На виконання Закону України «Про очищення влади» всі державні службовці Департаменту пройшли перевірку, передбачену вищезазначеним законом.

Відповідно до наказу Нацдержслужби від 05 серпня 2016 року №156 «Про затвердження форми особової картки державного службовця та Інструкції щодо її заповнення» на державних службовців Департаменту заведено особові картки.

Ведення трудових книжок здійснюється у відповідності до вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року №58. Трудові книжки державних службовців ведуться вірно, відомості до них вносяться своєчасно.

Наказом директора Департаменту від 26.12.2016 року №12/н/ад створено дисциплінарну комісію у кількості 6 осіб (по 3 представника від керівника державної служби і первинної профспілкової організації). Протягом 2017 року засідання дисциплінарної комісії не проводились у зв’язку з відсутністю потреби.

Діловодство та контроль за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства, що відповідає Інструкції з діловодства за зверненнями громадян, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 №348.

На виконання вимог Указу Президента України від 07.02.2008 №109/2008 наказом директора від 05.01.2017 року затверджено графік проведення особистого прийому громадян керівництвом Департаменту.

Звернення на особистому прийомі директора реєструються у журналі та на реєстраційно-контрольних картках, заступників і начальників управлінь – у журналах особистого прийому.

Станом на 30.11.2017 року на особистому прийомі у керівництва Департаменту побувало 155 осіб, з яких 40 – у директора.

Моніторинг звернень громадян проводиться завдяки автоматичної їх реєстрації.

За звітний період зареєстровано 10780 письмових звернень громадян. Найбільше звернень надійшло з питань надання одноразової матеріальної  допомоги – 10325.

Розгляд звернень та особистий прийом інвалідів другої світової війни, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України, матерів-героїнь проводиться першочергово посадовими особами Департаменту. Додаткова увага приділяється вирішенню питань, з якими звертаються ветерани війни та праці, учасники АТО, інваліди, постраждалі внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім'ї, одинокі матері, інші малозахищені громадяни.

У ході вибіркового аналізу звернень порушення термінів їх розгляду не виявлено. У відповідях заявникам забезпечено виконання вимог статтей 15 та 19 Закону України «Про звернення громадян» у частині роз’яснення порядку оскарження відповіді у разі прийняття рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у заяві.

Підсумки роботи із зверненнями громадян обговорено на засіданні колегії Департаменту 05.04.2017 року. За результатами розгляду підписано наказ №46/н «Про стан виконання Указу Президента України від 7 лютого 2008 року №109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» у Департаменті соціального захисту населення облдержадміністрації в 2016 році».

Стан організації і забезпечення роботи із зверненнями громадян розглядається на апаратних і підсумкових нарадах у керівництва Департаменту.

У ході вивчення діяльності Департаменту з питань забезпечення доступу до публічної інформації з’ясовано наступне.

Наказом директора Департаменту від 01.11.2017 року №150/н визначено відповідальну особу за ведення діловодства за запитами на інформацію та узагальнення реєстру публічної інформації.

У Департаменті ведеться реєстр публічної інформації, що оперативно передається для оприлюднення на офіційному веб-сайті облдержадміністрації.

Облік запитів здійснюється окремо від інших видів документів.

Усі запити із резолюціями керівників адміністрації та Департаменту, а також відповідями на них підшито та зберігаються в окремій справі.

Протягом 2017 року до Департаменту направлено для розгляду 53 запити на інформацію. Відповіді надано вчасно. Заведено справи по кожному запиту. Наявна окрема папка з нормативно-правовими актами, які регулюють питання доступу до публічної інформації.

Протягом 2017 року до облдержадміністрації та Департаменту скарги з питань доступу до публічної інформації не надходили.

Загалом, аналіз стану фактичного виконання вимог контрольних документів органів влади вищого рівня та обласної державної адміністрації свідчить про достатній рівень виконавської дисципліни, спостерігаються зрушення в удосконаленні форм і методів контролю за ходом реалізації документів. Проте, залишаються можливості для покращення в частині планування діяльності Департаменту та здійснення контролю за власними розпорядчими документами.

За результатами проведеної оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчими документами голови обласної державної адміністрації організація зазначеної роботи у Департаменті соціального захисту населення облдержадміністрації визначається як ефективна, за умови усунення виявлених недоліків та недопущення їх в майбутньому.